Het doel van vergaderen is het verbeteren van een bedrijf of de gang van zaken binnen het bedrijf. Hierbij kan bijvoorbeeld vergaderd worden over de lancering van een nieuw product, maar ook over de verhoudingen tussen medewerkers onderling. Bij veel bedrijven is vergaderen inmiddels bijna wekelijkse kost. Dat betekent echter niet dat er altijd even effectief vergaderd wordt. Integendeel zelfs. Veel vergaderingen lopen op niets uit en duren eigenlijk alleen maar veel te lang. Herkenbaar? Om dit voortaan te voorkomen hebben we drie interessante feitjes over vergaderen voor je op een rijtje gezet. Dingen die je moet weten om effectiever te kunnen vergaderen.
- Een ronde tafel is het meest effectief
Wist je dat de meubels in de vergaderruimte een groot effect kunnen hebben op het verloop van de vergadering? Het is niet voor niets dat koning Arthur vroeger met zijn ridders vergaderde aan een ronde tafel. Dit was de manier om alle mensen in de ogen aan te kijken. Om ervoor te zorgen dat iedereen zou participeren in het gesprek. Een vergadertafel moet zo gemaakt zijn dat iedereen duidelijk zichtbaar is.
Je herkent het vast wel dat er altijd een groep deelnemers is die uiterst goed hun best doet, maar tegelijkertijd ook een deel dat angstvallig hun mond houdt. Als niet iedereen participeert tijdens de vergadering, kan dit ertoe leiden dat er geen knopen doorgehakt worden. Of dat een deel het uiteindelijk toch niet eens is met de uitkomst. Het is daarom belangrijk dat iedereen gehoord wordt en ook daadwerkelijk meedoet. Een ronde vergadertafel stimuleert dit doordat men niet weg kan kijken.
Houd er rekening mee dat alle vergadermeubelen bijdragen aan de effectiviteit van de vergadering. Denk dan ook niet alleen aan de juiste tafel en de benodigde faciliteiten, maar ook aan ergonomische vergaderstoelen online bestellen. Dit is ontzettend eenvoudig, maar zorgt er wel voor dat iedereen beter op zijn gemak is en beter deel kan nemen aan het gesprek.
- Staand vergaderen
De meeste vergaderingen zien er hetzelfde uit. Allemaal mensen aan een lange tafel. Meestal kijkend naar een projectiescherm. Hier kunnen prima ideeën uit voortvloeien. Maar wist je dat staand vergaderen beter is dan zittend vergaderen?
Het menselijk lichaam is nou eenmaal niet gemaakt om langdurig te zitten. Als je te lang zit, zal je je lusteloos gaan voelen. Het lichaam schakelt als het ware een beetje uit. Het wordt op dat moment lui. Hierdoor ben je dus ook minder in staat om creatief te denken of oplossingsgericht te werk te gaan. Door staand of zelfs lopend te vergaderen, activeer je het brein en worden deelnemers productiever. Er is dus niets op tegen om eens een lange wandeling te maken en tijdens die wandeling de vergadering voort te zetten. Dit levert vaak de meest verrassende ideeën op.
- Daglicht doet wonderen
Wist je dat circa negen procent van de deelnemers moeite heeft om zijn of haar ogen open te houden tijdens een vergadering? Sommigen sukkelen zelfs deels in slaap. Daarom is het zo belangrijk om de ruimte goed te verlichten. Daglicht doet wonderen om de aanmaak van slaaphormonen te voorkomen.
