Heb je een eigen bedrijf? Of loop je met de droom rond om voor jezelf te beginnen? Geld is van levensbelang als ondernemer. Zonder goede cashflow kun je de zaak – figuurlijk en soms zelfs letterlijk – wel sluiten. Je denkt goed na over wat voor producten en diensten je aan wilt bieden. En wie je doelgroep is. Dan ga je vervolgens die doelgroep benaderen. En als je eenmaal iets verkocht hebt, dan ben je daar natuurlijk hartstikke blij mee. Tenzij je klant ineens niet betaalt. Dat is waar accounts receivable management om de hoek komt kijken. Hoe pak je dat nu handig aan? Hoe laat je accounts receivable management voor jou werken?
Wat is accounts receivable management?
Accounts receivable management is in elk geval een hele mond vol. Vertaald naar het Nederlands betekent accounts receivable management grofweg hetzelfde als debiteurenbeheer. Maar de Engelse term krijgt steeds meer de overhand, zoals natuurlijk met wel meer anglicismes in onze taal anno 2025 het geval is. Accounts receivable management heeft betrekking op het hele proces van facturatie tot het uitsturen van herinneringen-tot onderhandelingen over de terugbetaling tot eventueel zelfs een rechtzaak.
Als je als ondernemer je accounts receivable management goed wilt aanpakken, dan begint dit al wanneer je een contract sluit met je klant. Je kunt ook algemene voorwaarden op je site zetten. Daarin kun je dan voorwaarden opnemen die betrekking hebben op hoe en wanneer de klant dient te betalen. Wanneer je hier meteen vanaf het begin duidelijk over bent, kan dit ook geen verdere onnodige negatieve impact hebben op de klantrelatie. Dit soort zaken kosten even tijd om goed op poten te zetten, maar daarna heb je in principe ook iets wat je altijd weer kunt hergebruiken. Daarna komt natuurlijk het stuk van facturen uitsturen. Dit is een kwestie van je administratie goed op orde hebben. En daarna dien je te gaan rappeleren: oftewel betalingsherinneringen versturen. Ook dit is een kwestie van je administratie goed op orde houden: kijken of iemand al betaald heeft. Of het hele bedrag betaald is of slechts een deel. Dit kost vaak veel tijd. En als er dan niet betaald is, stuur je dus een brief. En dan een mail. En dan ga je eens bellen. En nemen ze niet op, dan stuur je een sms’je of een Whatsapp-bericht. En dan een of twee weken later ga je dezelfde cyclus weer door. Is er dan nog steeds niet betaald, dan gaat het echt wel irriteren bij veel mensen.
Dit is waar het uitbesteden van de accounts receivable management naar een agency een optie is die dan te overwegen is. Naast dat het je veel irritaties scheelt is een reden dat veel ondernemers hiervoor kiezen dat het je veel tijd bepaart. Alle tijd die je kwijt was aan het achter de broek aan zitten van debiteuren ineens tot het verleden behoort.
De accounts receivable management-markt is een diverse markt. Er zijn allerlei spelers actief. Veel accounts receivable management-spelers uit het MKB-segment bedienen voornamelijk MKB-klanten. Er zijn ook eenpitters actief met een mooie website, waar dus uiteindelijk maar een persoon achter schuilgaat. Dan aan de andere kant van het spectrum zijn er de accounts receivable-multinationals. Er zijn een aantal grote namen. Een van die namen komt uit Nederland: Atradius Collections. Voor veel Nederlandse klanten is dit daarom een partij waar ze graag zaken mee doen wanneer ze debiteuren in andere landen hebben.
Dat Atradius en consorten groot zijn is geen hyperbool. Jaarlijks vertrouwen ruim 15.000 bedrijven over dehele wereld hun facturen aan Atradius toe. Het bedrijf hanteert hierbij een sterk data-gedreven, systematische aanpak. Het doel hierbij is natuurlijk het terugdringen van achterstallige betalingen. En het verbeteren van de cashflow van de crediteuren.
Accounts receivable management software
Er zijn een aantal trends waar te nemen. Een van die trends is de digitaliseringsslag. Software neemt een steeds prominentere rol in in accounts receivable management. Er zijn tal van verschillende soorten software die door accounts receivable-partijen naar voren worden geschoven. Dit loopt uiteen van software die je helpt om cases in te zien tot software die betalingen monitort en automatisch herinneringen uitstuurt. Wat het laatste soort software betreft, valt er dan nog een onderderverdeling te maken. Aan de ene kant zijn er IT-bedrijven die dit soort softwarepakketten uitbrengen. En er zijn een aantal accounts receivable management-partijen die dit ook doen, zoals Credit-IQ dat uitgegeven is van Atradius Collections.
Met de komst van data engineering en AI zullen er nog veel meer mogelijkheden komen. Een aantal bedrijven binnen de branche sorteert hier al op voort. Atradius is hier al bijvoorbeeld sinds 2016 mee bezig. Voor de bedrijven zelf betekent dit vaak dat ze effectiever kunnen werken, en dat ze meer winst maken. Voor hun klanten kan het betekenen dat geld sneller geïnd kan worden.
Accounts receivable management voor financiële grip
Accounts receivable management kan een verademing zijn, zeggen veel ondernemers. Je hebt al zoveel aan je hoofd. Tijd is altijd een factor van schaarste. De waarde die je creeert – en of je waarde creert – hangt voor een groot deel af van de focus die je als ondernemer aanbrengt in je werk. Kun je je niet focussen, dan kun je ook geen waarde creëren, is wat meerdere ondernemers in gesprekken hebben aangegeven. Daarom is ook in bijna alle managementboekjes terug te vinden hoe belangrijk delegeren is. En outsourcen en offshoren en nearshoren zijn ook niet voor niets begrippen: als ondernemer laat je een ander doen waar zij goed in zijn zodat jij kunt doen waar jij goed in bent. Focus aanbrengen dus.
Zo is het devies dat je er dus ook goed aan doet om je accounts receivable management uit te besteden. Het is wel aan te raden om even realistisch naar je eigen bedrijf te kijken. Heb je een aantal klanten dat je op een hand kan tellen? Ben je alleen? Of heb je misschien een of twee mensen in dienst? Goede kans dat je dan het accounts receivable management-stuk zelf wel kunt oppakken. Zeker als je klanten bekenden van je zijn. Dat is natuurlijk ook een aspect om te overwegen. Heb je veel klanten? Zijn je klanten grote bedrijven waarbij degene die op de betalen-knop in de internetbankieren-omgeving drukt drie of vier stappen verwijderd zit van je contactpersoon? Heb je klanten die het niet breed hebben? Ja, dit zijn wel allemaal zaken die het dan waarschijnlijker maken dat accounts receivable management voor jou een goed idee is.
Dan is de volgende vraag wat voor accounts receivable management-partij je goed aan doet om te kiezen. Een goede eerste vraag om jezelf hierbij te stellen is: betreft het zakelijke klanten of consumenten? Aan de hand daarvan kun je bepalen of je beter een B2B- of een B2C-accounts receivable management agency kunt uitkiezen. Zijn het binnenlandse vorderingen of zitten je klanten in het buitenland? Dit zijn een aantal zaken die je kunnen helpen om de accounts receivable management-agencies een beetje in wat categorieën in te delen. Aan de hand daarvan kun je dan een keuze maken.
Veel mensen kiezen voor Atradius Collections. Zeker mensen die veel zakelijke klanten in het buitenland hebben. Het is ook gewoon een Nederlandse club. En ze hebben kantoren over de hele wereld. Op zich heb je voor binnenlandse vorderingen niet per se een bureau als Atradius nodig, maar dat doen ze ook. Maar die buitenlandse vorderingen: dan heb je dus ineens een account manager die je klant op belt en met hem in zijn eigen taal in gesprek gaat. En hem op een vriendelijke toon naar een oplossing op zoek gaat. Echt super. Er zijn echt cowboys op de markt en Atradius is alles behalve dat.
Strategisch accounts receivable management
Accounts receivable management is voor veel bedrijven inmiddels van strategisch belang geworden. Vroeger ging er bij veel bedrijven veel meer aandacht uit naar het binnenhalen van nieuwe klanten dan dat er in het behouden van klanten ging zitten. En klanten die niet betaalden: dat was eens en nooit meer. Een aantal keer wat brieven eruit. En als het dan niet te vaak gebeurde dat een klant niet betaalde, als het maar om een klein percentage van de totale omzet ging, dan werd het vaak maar genegeerd.
Tegenwoordig zijn bij veel bedrijven de marges veel dunner. Zeker met de inflatie is het allemaal een stuk minder fraai geworden voor veel bedrijven. Het uitbesteden van je accounts receivable management is dan niet alleen iets om te overwegen, het is noodzaak. Zo’n bureau als Atradius Collections (maar het kan natuurlijk ook een ander bureau zijn, maar in elk geval gewoon een goed bureau) beschermt je liquiditeit. Het versterkt als je het goed aanpakt ook je concurrentiepositie. Een keer kost het even wat tijd om een passend bureau te zoeken. Maar dan heb je ook een langdurige relatie waar je echt wat aan hebt. Die zich op de lange termijn dubbel en dwars terugbetaald.
