Een goede administratie is voor een zelfstandige onontbeerlijk. Uit die administratie haal je namelijk niet alleen de resultaten over een bepaalde periode, maar deze informatie gebruik je ook voor strategische beslissingen voor de toekomst. Een belangrijk onderdeel van die administratie is natuurlijk de facturering. Tegenwoordig zijn er veel online programma’s en app’s waarbij een online factuur maken erg makkelijk is. Op die manier kun je namelijk overzichtelijk hebben wat de openstaande facturen zijn en worden er automatisch herinneringen verstuurd als die over de betaaldatum zijn.
Online boekhoudprogramma’s
Als je een niet al te uitgebreide boekhouding hebt, dan kan het handig zijn om gebruik te maken van zo’n online aanbieder zoals hierboven genoemd. Als je daar een abonnement op neemt, dan kun je hier je facturen invoeren, maar ook je bonnetjes en declaraties. Bij dit soort diensten kun je gemakkelijk periodieke facturen inplannen, facturen opmaken en beheren, eventueel iDEAL betaalopties aan de factuur toevoegen en betalingen automatisch verwerken.
De AVG stelt dat je moet kunnen laten zien waarvoor je klantinformatie gebruikt
De Algemene Gegevens Verordening (AVG) is de privacywet die sinds mei 2018 geldt voor alle ondernemers. Deze wet stelt dat je moet kunnen bewijzen waarvoor je gegevens van (potentiële) klanten gebruikt en hoe lang je deze bewaart. Zo bewaar je in je administratie persoonsgegevens, bijvoorbeeld het verwerken van klantgegevens voor het opmaken van een factuur valt al onder de AVG. Let hier goed op en bepaal welke acties je moet nemen om aan de wet te voldoen. Zo word je bedrijf AVG-proof en voorkom je een boete.
De gegevens die op een factuur moeten staan
Als je een factuur opstuurt, moeten daar in ieder geval de volgende gegevens op staan:
– de naam, het adres, KvK-nummer en btw-nummer van uw bedrijf.
– de naam en het adres van de klant.
– een uniek opvolgend factuurnummer.
– de prijs exclusief btw als het totaalbedrag.
– het btw-tarief in procenten en het btw-bedrag in euro’s.
– geef duidelijk aan als er verschillende btw-tarieven zijn gebruikt.
– een datum van uitreiking.
– de data van levering van diensten of goederen.
– een omschrijving van de diensten of goederen.
De vormgeving van een factuur
Zolang bovenstaande informatie op de factuur staat, ben je vrij om je factuur zelf vorm te geven. Sommige mensen hebben een eenvoudig Word document gemaakt, terwijl de eerder genoemde online pakketten vaak mooie designs hebben. In Excel vind je trouwens ook enkele vaste voorbeeldsjablonen voor facturen, die erg handig zijn en goed werken.
